برای دریافت خدمات مشاوره مدیریت پورتفولیو وارد صفحه مشاوره مدیریت پروژه شوید و درخواست خود را برای ما ارسال کنید
مدیریت سبد پروژه چیست و نقش آن در سازمان های پروژه محور
سازمان‌های پروژه محور با چالش‌های مختلفی دست و پنجه نرم می‌کنند که یکی از مهمترین آنها چگونگی اجرای پروژه‌هاست. در اینجاست که استراتژی مدیریت سبد پروژه یا مدیریت پورتفولیو به کمک سازمان‌ها و مدیران می‌آید. اما این استراتژی به چه معناست؟
مدیریت سبد پروژه که به مدیریت پورتفولیو نیز شهرت دارد، روی دغدغه‌هایی مانند منابع، بودجه و عملکرد کارکنان تمرکز می‌کند. اما این استراتژی چه تأثیری در موفقیت پروژه‌های سازمانی دارد؟
اگر در مورد نحوه عملکرد و تاثیر نهایی این استراتژی در سازمان‌ها کنجکاو هستید، پیشنهاد می‌کنیم ادامه مطلب را از دست ندهید.
مدیریت سبد پروژه چیست؟
به بیان ساده مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM)، تجزیه و تحلیل داده‌ها به منظور بهینه‌سازی هزینه‌ها، منابع، تکنولوژی و فرایند همه پروژه‌هایی است که در یک سازمان جریان دارند. این استراتژی معمولا توسط مدیران پروژه تعیین می‌شود. اما هدف اصلی از این استراتژی چیست؟
تمرکز اصلی مدیریت پورتفولیو پروژه این است که نتایج به دست آمده در یک مجموعه، همسو با اهداف استراتژیک یک سازمان باشد. در واقع با تجزیه و تحلیل نیازهای کسب و کار و بررسی بودجه، ریسک‌های احتمالی را به حداقل می‌رساند و در مقابل دستیابی به اهداف سازمان ساده تر می‌شود.
به طور خلاصه مدیریت پورتفولیو پروژه 3 هدف اصلی در پروژه‌ها را محقق می‌کند:
- برقراری هماهنگی و اجرای بهتر پروژه‌ها
- ساده‌تر شدن تصمیم‌گیری در رابطه با پروژه‌ها
- امکان ردیابی پروژه‌های موفق
به این ترتیب به کمک گزارش‌های به دست آمده، ردیابی فعالیت‌ها ساده‌تر خواهد بود. به این ترتیب هر گونه انحراف از مسیر اصلی پروژه در کوتاه‌ترین زمان ممکن تشخیص داده شده و اقدامات لازم برای رفع آن انجام می‌شود.
کوایدر ارائه دهنده خدمات مشاوره مدیریت سبد پروژه (مدیریت پورتفولیو) میباشد و می‌توانید درخواست مشاوره خود را ثبت کنید.
آشنایی با فرایند مدیریت پورتفولیو پروژه
هر استراتژی مدیریتی شامل فرایندهای متنوعی می‌شود. فرایند مدیریت پورتفولیو پروژه را می‌توان در 4 مرحله مختلف جای داد که این مراحل شامل موارد زیر می‌شوند:
- تعیین و تعریف اولویت‌ها و دغدغه‌های استراتژیک یک سازمان
- جمع آوری داده‌های مربوط به سبد پروژه به منظور دید بهتر نسبت به کار
- مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارزیابی دقیق آنها
- تلفیق اطلاعات به دست آمده و دانش مدیران و اطلاع استراتژی به دیگر کارکنان
اجرای مراحل فوق به معنای اتمام کارها نیست؛ بلکه در اینجا وظایف اصلی مدیران پروژه آغاز می‌شود. این افراد مسئول نظارت بر پروژه و پیگیری پیشرفت آن براساس اهداف یک سازمان مدیریت پورتفولیو هستند.
ناگفته نماند که الگوریتم‌ها و مدل‌های مالی نیز به کمک مدیران پروژه می‌آیند. به این ترتیب معیارها و چارچوب‌های یک پروژه به خوبی بررسی شده و هر گونه ضعف و انحراف از مسیر به راحتی تشخیص داده می‌شود.
مدیریت سبد پروژه در 7 گام
حال که با فرایند مدیریت پورتفولیو پروژه آشنایی کلی پیدا کردیم، مدیریت پورتفولیو نوبت آن است که یک به یک مراحل انجام این استراتژی را بررسی کنیم.
گام اول: تعیین اهداف و معیارهای یک پروژه در مدیریت سبد پروژه
همه فعالیت‌های یک شرکت، پروژه محور نیستند؛ برخی از پروژه‌ها را می‌توان به عنوان بخشی از یک عملیات کاری در نظر گرفت. تجزیه و تحلیل معیارهای یک پروژه به ما کمک می کند که درک بهتری از نیازهای یک عملیات کلی داشته باشیم.
به این ترتیب می‌توان پروژه‌ها را به 3 دسته پروژه‌های کوچک، عادی و بزرگ تقسیم‌بندی کرد. به کمک این دسته‌بندی، تشخیص راهکارها ساده‌تر می‌شود. پس در مدیریت سبد پروژه اولویت‌های سازمانی خود را تعیین کرده و معیارهای زیر را بررسی کنید:
- تعداد بخش‌های درگیر
- بزرگی تیم پروژه
- هزینه عملکرد کارکنان
- میزان سرمایه و بودجه در دسترس
- مدت زمان انجام پروژه
- پیچیدگی پروژه
- ریسک‌ها و نتیجه نهایی کار
گام دوم: تعیین فرایند برای شروع پروژه
تعیین یک روند مشخص برای شروع پروژه الزامی است. بهتر است از یک سیستم به منظور تعیین استانداردها، وظایف، استراتژی و نیازهای پروژه استفاده کنید. سیستمی را انتخاب کنید که شامل موارد زیر باشد:
- جریان کار
- مجوزها
- معیارهای مراحل تصویب
کیفیت برنامه‌ریزی اولیه نقش مهمی در دسترسی به نتایج ایده‌آل دارد. پس در مدیریت پورتفولیو، سوالات زیر را از خود بپرسید:
- چگونه باید نیازها و ایده‌های مربوط به پروژه جمع‌آوری شود؟
- پروژه‌های با پتانسیل بالا چگونه ارزیابی می‌شود؟
- فرایندها چگونه تایید می شوند و چه کسی آن را انجام می‌دهد؟
- چگونه کیفیت پروژه نهایی را باید تضمین کرد؟
گام سوم: تعیین یک روش برای اولویت‌بندی
با انجام اولویت‌بندی همه چیز تمام نشده است؛ بلکه با توجه به تغییر شرایط، ممکن است که اولویت‌ها تغییر کنند. برخی از اهداف، محرک‌های خوبی برای اجرای پروژه‌ها به حساب می‌آیند. از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش کیفیت محصول
- جلب رضایت مشتری
- دستیابی به راندمان بالا
- نفوذ به بازارهای جدید
این محرک‌ها باید از دیدگاه استراتژیک نیز کامل باشند.
گام چهارم: شروع کار با مروری بر پروژه های در حال انجام
در وهله نخست، باید تمام پروژه‌های در حال اجرا را با اطلاعات ضروری آنها در مدیریت پورتفولیو مدیریت پورتفولیو نظر داشته باشید. برای انجام این کار، امکان استفاده از نرم افزارهای مختلف را خواهید داشت. جمع آوری اطلاعات پروژه باید شامل مواردی مانند زمان شروع، پایان، مدیریت پورتفولیو هزینه‌ها، حامیان مالی و مواردی از این قبیل باشد.
گام پنجم: برنامه‌ریزی برای پروژه جدید با در نظر گرفتن ظرفیت و بودجه
در پنجمین گام از مدیریت سبد پروژه، باید برنامه‌ریزی‌های لازم را با توجه به بودجه و ظرفیت‌های موجود انجام دهید. اهمیت تعیین جدول زمانی را دست کم نگیرید.
“به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی باید براساس مهارت های افراد تعیین شود.”
گام ششم: دنبال کردن پروژه
با انجام برنامه‌ریزی‌ها، تازه مسئولیت اصلی شما آغاز می‌شود. اطلاعات مربوط به پروژه‌ها باید به صورت روزانه، به روز شوند و اطلاعات باید به سیستم مرکزی گزارش داده شود.
در اینجا نوبت مدیران پروژه است که با بررسی داده‌ها و وجود هر گونه عدم مطابقت را متوجه شوند. در صورتی که پروژه جدید با اهداف استراتژیک یک سازمان در تضاد باشد، باید لغو آن را در نظر گرفت.
گام هفتم: بستن پروژه براساس مقررات موجود
در آخرین مرحله از مدیریت سبد پروژه باید نتایج نهایی مورد ارزیابی قرار بگیرند. در این مرحله لازم است که موارد زیر را در نظر بگیرید:
- درس‌هایی که از این پروژه یاد گرفتید را به دیگران انتقال دهید؛
- پروژه را به درستی بایگانی کنید؛
- مسئولیت مدیر پروژه را از او بگیرید.
حال مشخص می‌شود که برای انجام پروژه جدید، چه افرادی حاضر هستند.
نتیجه گیری
سبد مدیریت پروژه، یک استراتژی قدرتمندی برای ردیابی فعالیت‌های یک پروژه است. به کمک این استراتژی هر گونه ریسک احتمالی در نظر گرفته شده و برنامه‌ریزی‌ها به دقیق‌ترین شکل ممکن اتفاق می‌افتد. در نهایت نیز نتایج به دست آمده از پروژه و تطابق آن با اهداف سازمانی به خوبی بررسی می‌شوند. این استراتژی از اتلاف منابع و انرژی جلوگیری می‌کند.
برای دریافت خدمات مشاوره مدیریت پورتفولیو وارد صفحه مشاوره مدیریت پروژه شوید و درخواست خود را برای ما ارسال کنید
نرم افزار مدیریت پورتفولیو
همواره لازم است سیستم مدیریتی مناسبی در سازمان وجود داشته باشد که منافع مطلوب آن را مشخص نموده مدیریت پورتفولیو و مطمئن شود که تمامی طرح ها و پروژه ها و همچنین عملیاتی که در سازمان جاری است، با اهداف استراتژیک و منافع سازمان همسو باشند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت پورتفولیو سازمان یار مجموعه اقداماتی که برای مدیریت معیارها، آنالیز پورتفولیو و تحقق پورتفولیو لازم است فراهم می شود.
تصاویر محیط نرم افزار
فیلمی از محیط سامانه
فرم درخواست دمو
نرم افزار مدیریت پورتفولیو (Portfoilio) چیست؟
سامانه مدیریت پورتفولیو یا مدیریت سبد پروژه ها، شامل سه بخش «مدیریت معیارها»، «آنالیز پورتفولیو» و «تحقق پورتفولیو» است. در بخش «مدیریت معیارها» امکان تعریف، وزن دهی و اولویت بندی معیارهایی که در آنالیز پرتفولیو مورد استفاده قرار می گیرند وجود دارد. بخش «آنالیز پورتفولیو» به منظور ایجاد پورتفولیو، مشخص نمودن مبنای اولویت بندی و تعیین معیارهای آنالیز و در نهایت انجام آنالیز، رتبه بندی طرح ها و پروژه ها در پرتفولیو و محاسبه میزان دستیابی به اهداف در صورت تحقق پورتفولیو ایجاد شده است. در بخش «تحقق پورتفولیو» پایش وضعیت تحقق پورتفولیو براساس نحوه عملکرد طرح ها و پروژه های پورتفولیو در طول اجرا صورت می گیرد.
سامانه مدیریت پورتفولیو چه کمکی به سازمان ها می کند؟
هدف از مدیریت پورتفولیو یا مدیریت سبد پروژه ها به صورت کلی انجام دادن کار درست است و اهداف تعیین شده در پورتفولیو به صورت پروژه، طرح یا فعالیت های عملیات مختلف شکل می گیرند، بنابراین تشکیل سه بعد سیستم مدیریت پورتفولیو که شامل نقش ها، فرآیندها و ابزارهای مدیریت پورتفولیو است، در سازمان ضرورت پیدا می کند. سامانه مدیریت پورتفولیو راهکاری تحت وب و بر پایه شیرپوینت می باشد که این قابلیت منجر به تسهیل گردش و در دسترس بودن اطلاعات پورتفولیو سازمان می گردد. این سامانه امکان جمع آوری و ثبت اطلاعات، کنترل و پایش هر پورتفولیو را فراهم می نماید.
چرا سامانه مدیریت پرتفولیو سازمان یار؟
سامانه مدیریت پورتفولیو شرکت سازمان یار بر اساس زیرساختی استاندارد طراحی شده و با کنترل های سیستمی اطلاعات و نمایش پیغام های راهنما، کاربری این سامانه تسهیل شده است. شرکت سازمان یار بر پایه دانش و تجربه مدیران و کارشناسان متخصص و سابقه همکاری با سازمان های متعدد، اقدام به ارائه خدمات پیاده سازی و استقرار سامانه مدیریت پورتفولیو می نماید.
پورتفولیو (سبد پروژه) چیست؟
پورتفولیو (Portfolio) در واقع مجموعه ای از طرح ها، پروژه ها یا عملیاتها می باشند که بصورت گروهی جهت تحقق اهداف استراتژیک مدیریت می شوند.اجزاء پروتفولیو ممکن است نیاز به وابستگی یا داشتن اهداف مرتبط با هم نباشد.اجزاء پورتفولیو کمی می باشند که می توان آنها را مورد سنجش، طبقه بندی و اولویت بندی قرار داد. خروجی مدیریت پورتفولیو های پورتفولیو برای تحقق یک و یا چند استراتژیک و اهداف سازمانی استفاده می گردد و ممکن است شامل مجموعه ای از اجزاء پورتفولیو گذشته، جاری و آتی باشد.
پورتفولیو ها و طرح ها شامل پروژهای جدید بلوقع درون خود برای طولانی مدت باشد در واقع بر خلاف پروژه ها که شروع و پایان آنها تعریف شده است. یک سازمان ممکن است بیش از یک پورتفولیو داشته باشد که هر کدام به استراتژی و اهداف مشخصی اشاره می نماید.طرح های پیشنهادی شکل رفته به عنوان پورتفولیو و اجزاء ، شناسایی، انتخاب، ارزیابی و آغاز می شوند.پورتفولیو ها ممکن است شامل زیر پورتفولیو (Sub Portfolio) باشند.
در هر لحظه، پورتفولیو اجزاء انتخاب شده خود را و بازخورد استراتژی و سازمانی نشان می دهد .حتی زمانی که یک پروژه و یا طرح خاص درون پورتفولیو که لزوما وابستگی یا ارتباط افهداف باهم نداشته باشند.با بازخود سرمایه گذاری های ایجاد شده و یا برنامه ریزی شده بوسیله سازمان، مدیریت پورتفولیو شامل فعالیتهایی برای شناسایی و همراستایی اولیتهای سازمانی، تعیین نظارات و چارچوب مدیریت عملکرد، سنجش ارزش/مزایا، تصمیم گیری سارمایه گذاری و مدیریت ریسک، ارتباطات و منابع می باشد.اگر پورتفولیو با استراتژی سازمانی مدیریت پورتفولیو همراستا نباشد، سازمان می بایست با دلیل از خود در این باره سوال بپرسد.بنابراین پورتفولیو می بایست نشان دهنده تصمیم، هدایت و پیشرفت سازمان باشد.
نظام مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) چیست و چرا؟
با استفاده از پرداخت اینترنتی بسیار سریع و ساده می توانید اصل این مقاله را که دارای 14 صفحه است به صورت فایل PDF در اختیار داشته باشید.
مشخصات نویسندگان مقاله نظام مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) چیست و چرا؟
چکیده مقاله :
ایران ما کشوری با پروژه های عظیم است، پروژه های عمرانی بزرگی مانند پروژه های نفت و گاز، نیروگاهی، سدسازی، راه سازی و. در آن به اجرا گذارده می شود، دارای کلانشهر هایی مانند تهران، تبریز، مشهد و اصفهان است. با این وجود، سازمان ها و به ویژه دستگاه های اجرائی، شهرداری ها و شرکت های دولتی که معمولا مجریان پروژه های ملی کشور می باشند، مدیریت پورتفولیو نسبت به مفاهیم و کاربردهای نظام مدیریت پورتفولیو پروژه آشنایی یا توجه کافی ندارند. دستیابی به اهداف سازمانی در وزارتخانه ها و دیگر نهادهای مجری پروژه های عمرانی کشور، تسهیل کننده دستیابی به اهداف سند چشم انداز بیست ساله کشور خواهد بود. توجه بیشتر و به کارگیری فرایندهای دانش مدیریت پورتفولیو پروژه گامی بلند و اثر بخش در جهت حرکت به سوی راهبردهای معین دستگاه های اجرائی، شهرداری ها، و بنگاه های اقتصادی و صنعتی خواهد بود. به دیگر سخن، ترویج و فراگیر شدن مدیریت پورتفولیو پروژه در کشور ضرورتی ملوس است، چرا که با در نظر داشتن حجم گسترده پروژه های اجرایی کشور، به کارگیری فرایندهای نظام PPM تضمین کننده دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده سازمانی خواهد بود.
کلیدواژه ها:
کد مقاله /لینک ثابت به این مقاله
کد یکتای اختصاصی (COI) این مقاله در پایگاه سیویلیکا IPMC05_056 میباشد و برای لینک دهی به این مقاله می توانید از لینک زیر استفاده نمایید. این لینک همیشه ثابت است و به عنوان سند ثبت مقاله در مرجع سیویلیکا مورد استفاده قرار میگیرد:
نحوه استناد به مقاله :
در صورتی که می خواهید در اثر پژوهشی خود به این مقاله ارجاع دهید، به سادگی می توانید از عبارت زیر در بخش منابع و مراجع استفاده نمایید:
شعاری، حمیدرضا و امام جمعه زاده، محمدحامد،1388،نظام مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) چیست و چرا؟،پنجمین کنفرانس بین المللی مدیریت پروژه،تهران،https://civilica.com/doc/74024
در داخل متن نیز هر جا که به عبارت و یا دستاوردی از این مقاله اشاره شود پس از ذکر مطلب، در داخل پارانتز، مشخصات زیر نوشته می شود.
برای بار اول: ( 1388، شعاری، حمیدرضا؛ محمدحامد امام جمعه زاده )
برای بار دوم به بعد: ( 1388، شعاری؛ امام جمعه زاده )
برای آشنایی کامل با نحوه مرجع نویسی لطفا بخش راهنمای سیویلیکا (مرجع دهی) را ملاحظه نمایید.
مراجع و منابع این مقاله :
لیست زیر مراجع و منابع استفاده شده در این مقاله را نمایش می دهد. این مراجع به صورت کاملا ماشینی و بر اساس هوش مصنوعی استخراج شده اند و لذا ممکن است دارای اشکالاتی باشند که به مرور زمان دقت استخراج این محتوا افزایش می یابد. مراجعی که مقالات مربوط به آنها در سیویلیکا نمایه شده و پیدا شده اند، به خود مقاله لینک شده اند :
-
مدیریت پورتفولیو
- احمد مدرس، فرهاد عبداله‌زاده: مدیریت مالی، جلد دوم، تهران، شرکت .
- امام‌جمعه‌زاده، محمدحامد. جزوه کلاسی "مدیریت استراتژیک پروژه"، .
- جک مردیت، ساموئل مانتل: مدیریت پروژه، ترجمه عباس کحال‌زادم تهران، .
- پیتر ام. سنگه: پنجمین فرمان: خلق سازمان فراگیر، ترجمه حافظ .
- حمیدرضا قربانی: "روش‌های مدیریت سبد پروژه"، شرکت صاایران. .
- پی ام آی: استاندارد مدیریت سبد پروژه ویرایش دوم، ترجمه .
- کاشف، محمدعلی. جزوه کلاسی "روش‌های مدیریت پروژه". . [ مقاله کنفرانسی ]
- R. Max _، TTe Steps to C oprebensive Project Portfolio .
- Busiuess Eugiue Corporation: "Embraciug te Complete Value of Project Porfolio .
- Eric Verzub: Tle Potable MBA _ Project Mauagement, Hoboken, New .
- _ Sepebri: «Poffolio Mauagement ad Mapagement by Portfolio", Tlird Iuteruatioual .
- uttp : _ iufed. org/tuiukers/s enge _ .
- Office of Govermuet Couuerce: «Potfolio Managemeut", Version 1.0, May. 2004, .
- Keuuetb H. Rose: «Cover to Cover-Book Reviews", Project Managemeut Jouual, .
- Lowell D. Dye, James S. Penypacker: "Project Potfolio Mauagement ad .
- PMI: Tle Staudard for Porfolio Management, Project Mauagemeut Iustitute, _ .
- Harvey A. _ Project Potfolio Mauagemeut: A Practica] Guide to .
- Vixchow & Krause coupauy: "Driving Stategic Value turough Project Portfolios", .
- B.L. Dos Satos: "Selecting iformatioh _ projects: problems, solutions aud .
- _ ster, _ Collegiate Dictionary, 2005. .
- Robbius-Gioia, _ _ Critica1 Steps for Successft Project Portfolio _ .
- Peter W. G. Morris, Jeffey K. Piuto: The Wiley Guide .
مدیریت اطلاعات پژوهشی
اطلاعات استنادی این مقاله را به نرم افزارهای مدیریت اطلاعات علمی و استنادی ارسال نمایید و در تحقیقات خود از آن استفاده نمایید.
کارگاه عملی مدیریت پورتفولیو RealPoM
کارگاه مدیریت پورتفولیو RealPoM چیست؟
کارگاهی عملی و خلاقانه برای آموزش ساده و هیجان انگیز مدیریت پورتفولیو است، که در آن شرکت کنندگان با تقسیم در تیم های مجزا و قبول مسؤلیت های مختلف در قالب یک شرکت فرضی (شرکت سینا)، می بایست مدیریت پورتفولیو ضمن بررسی نقشه استراتژی شرکت، پروژه های مورد نیاز برای تحقق اهداف سازمانی را شناسایی، اولویت بندی و تخصیص منابع نموده و همچنین فرآیندهای مختلف مربوط به مدیریت مدیریت پورتفولیو پورتفولیو را به صورت عملی تجربه نمایند. متدولوژی اجرای کارگاه RealPoM بر اساس استاندارد مدیریت پورتفولیو (PMI)، استاندارد MoP موسسه AXELOS انگلستان و همچنین متد BSC تدوین و طراحی شده است.
چرا مدیریت پورتفولیو RealPoM؟
- این دورههیچ پیش نیازی ندارد.
- منطبق با یک مثال واقعی (شرکت سینا) طراحی شده است.
- بسیار خلاقانه و کاربردی است.
- این کارگاه آموزشی در دنیا بی‌همتاست.
- فرصت بسیار مناسبی برای کارتیمی، هم‌اندیشی و تصمیم‌گیری درست فراهم می‌کند.
آنچه تجربه خواهید کرد
- آشنایی با مفاهیم نقشه استراتژی، ماموریت و چشم انداز،
فیلم کوتاهی از معرفی کارگاه عملی و خلاقانه RealPoM
برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید به وب سایت اختصاصی و رسمی RealPOM مراجعه بفرمایید.
وب سایت رسمی RealPoM
می‌توانید بروشور این دوره را نیز از اینجا دانلود بفرمایید.
بروشور کارگاه عملی و خلاقانه RealPoM
در یک نگاه
مدت زمان دوره: دوره عادی2 روزه، دوره جامع 3 روزه.تعداد شرکت کنندگان : 48 تا 120 نفر در هر کارگاه.
تیم برنامه ریزی استراتژیک, تیم دفتر مدیریت پروژه (PMO), تیم مدیریت سرمایه گذاری, حامیان مالی و ذی نفعان و دیگران علاقه مندان به مدیریت پورتفولیو., مدیران ارشد, مدیران پروژه ها, مدیران پورتفولیو, کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه, کارشناسان طرح و برنامه
دیدگاه شما