اصول استفاده از KPI

اگر میخواهید بدانید چرا باید از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنید این مطلب را بخوانید: داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنیم

شاخص های کلیدی عملکرد – KPI

مقاله زیر اطلاعاتی را در مورد شاخص های کلیدی عملکرد KPI ارائه می نماید.با ما همراه باشید:

یک شاخص کلیدی عملکرد قابل اندازه گیری است که نشان می دهد که چگونه یک شرکت به اهداف کلیدی کسب و کار رسیده است. سازمان ها از (Key Performance Indictors (KPIها در سطوح مختلف استفاده می کنند تا موفقیتشان را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند.

KPI های سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی شرکت تمرکز کنند، در حالی که KPI های کم سطح ممکن است بر روی فرایندهایی در بخش هایی نظیر فروش، بازاریابی یا مرکز تماس تمرکز کنند.

KPI تنها به عنوان اقداماتی الهام بخش ارزشمند است. اغلب سازمان ها کورکورانه KPI های شناخته شده صنعت را پذیرفته و سپس تعجب می کنند که چرا KPI تجارت خود را منعکس نمی کند و نمی تواند بر تغییرات مثبت، تاثیر بگذارد.

یکی از مهمترین اما نادیده گرفته شده، جنبه های KPI این است که آن ها یک نوع ارتباط هستند. به همین ترتیب، آن ها با همان قواعد و شیوه های بهتر همانند هر نوع ارتباط دیگر همکاری می کنند. اطلاعات مبهم، روشن و مرتبط بسیار بیشتر قابل جذب و عمل است.

به منظور توسعه یک استراتژی برای شکل گیری KPI، تیم شما باید با اصول اولیه شروع کند و درک اهداف سازمانی خود، چگونگی برنامه ریزی برای دستیابی به آنها و اینکه چه کسی می تواند بر روی این اطلاعات پردازش کند.

این باید یک فرایند تکراری باشد که شامل بازخورد از تحلیلگران، مدیران بخش ها و مدیران می شود. همانطور که این امر به نمایش گذاشته شده است، شما درک بهتری از فرآیندهای کسب و کار را با KPI سنجیده خواهید داشت و با آن ها این اطلاعات باید به اشتراک گذاشته شود.

تعیین شاخص های کلیدی عملکرد KPI کمک بسیاز شایانی به سازمان در جهت ارزیابی عملکرد می نماید.

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد چیست و چگونه آن را باید تعریف کرد؟

شاخص کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicator که به اختصار به آن KPI نیز گفته می شود، یک متغیر قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک شرکت یا استارتاپ تا چه مقدار به اهداف کلیدی خود نزدیک شده است. این شاخص در واقع میزان عملکردهای مهم و اساسی شرکت را ارزیابی می کند.

شاخص KPI برای تمامی صنایع، سازمان‌ ها و حتی کارهای شخصی می‌تواند استفاده شود. این شاخص باید در دوره های زمانی مشخص ارزیابی شود و با معیارهای عملکرد در زمان گذشته مورد مقایسه قرار بگیرد.

اکنون که می دانیم KPI مخفف چیست، دانستن عملکرد آن مفید خواهد بود. سازمان ها اغلب شناخت مناسبی از مفهوم KPI ندارند و بعد از استفاده از آن، نتیجه مطلوب را مشاهده نمی کنند. یکی از مهمترین جنبه های KPI این موضوع است که این مفهوم در واقع مبتنی بر نوعی ارتباط است. به همین دلیل از قواعد و اصول ارتباطات پیروی می کنند. در اصول ارتباطات، هر نوع وابستگی به صورت یک حلقه شکل می گیرد و هر دو طرف، بر اساس شناخت متقابل از هم، اقدام بعدی را انجام می دهند.اصول استفاده از KPI

بنابراین برای تدوین استراتژی KPI به صورت موفق، ابتدا باید اهداف سازمان و یا شرکت شناسایی شود. سپس برنامه ریزی دقیق به منظور دست یابی به این اهداف، صورت گیرد. این فرآیند باید به صورت متوالی در بازه زمانی مشخص صورت گیرد و در قالب یک حلقه، نتیجه عملکرد سازمان توسط تحلیلگران بررسی شده و در صورت لزوم، برنامه ریزی تدوین شده، تغییر کند.

دلیل اهمیت KPI ها چیست؟

شرکت ها بدون اندازه گیری و بررسی شاخص کلیدی عملکرد، هیچ بازخورد مناسبی از نحوه‌ی عملکرد خود نمی توانند داشته باشند. شاید بعد از گذشت مدتی احساس کنند که در کار خود پیشرفت داشته اند، اما نمی توانند زمینه‌ موفقیت را به درستی مشخص کنند یا آن را توسط یک معیار مناسب اندازه گیری کنند.

۱- KPI ها روحیه کارکنان را تقویت می کنند

۲- KPI ها از اهداف تجاری حمایت کرده و بر آنها تأثیر می گذارند

۳- KPI ها باعث رشد شخصی می شوند

۴- KPI ها برای مدیریت عملکرد بسیار مهم هستند

۵- KPI سبب تقویت روحیه کارکنان می شود.

بررسی KPI کمک بسزایی به شناسایی کارکنان سخت کوش در سازمان خواهد کرد. از این رو، با مشاهده رشد یک شرکت بر اساس شاخص KPI، می توان دلایل فردی را به صورت دقیق بررسی کرده و افراد مستعدی را که نقش بیشتری در رشد شرکت با سازمان داشته اند، شناسایی نمود. با تشویق افراد مستعد، روحیه تلاشگرانه افراد و کارکنان تقویت می شود.

۶- KPI برای اهداف تجاری سازمان اهمیت زیادی دارد زیرا این اهداف را در خط مقدم تصمیم گیری ها قرار می دهد. KPI تضمین می کند که اهداف سازمان همواره در سرلوحه کار قرار اصول استفاده از KPI گیرند.

۷- KPI سبب رشد فردی در سازمان می شود. همچنین KPI محیط مناسبی را برای یادگیری و ارتقاء افراد به وجود می آورد. در واقع KPI باعث می شود که هر فرد در قبال عملکرد خود پاسخگو باشد، بنابراین مشوقی برای عملکرد خوب کارکنان خواهد بود و همانطور که می دانید رشد فردی کارکنان در نهایت به رشد جمعی سازمان منجر خواهد شد.

۸- KPI در نهایت برای مدیریت عملکرد مهم است. در پایان با بررسی هر یک از فاکتورها و بازخورد نتایج سازمان، این عملکرد کلی سازمان است که مدیریت می شود. شفافیت عملکرد فردی در سازمان به واسطه KPI سبب می شود که عملکرد کلی سازمان نیز مشخص شده و قابل تحلیل باشد.

KPI چه اطلاعاتی را به ما نشان می دهد؟

• اقداماتی که باید انجام شوند تا به تصمیم گیری بهتر کمک کنند را شناسایی می کند.
• بین شاخص های پیشرو و عقب مانده ایجاد تعادل می کند.
• میزان تغییر عملکرد را در طول زمان نشان می دهد.
• شواهدی عینی از مسیر پیشرفت برای دستیابی به نتایج مطلوب را فراهم می کند.
• میزان کارایی، اثربخشی، کیفیت، مدت زمان، رفتار، کارایی پروژه، کارایی فردی و بهره برداری از منابع را نمایش می دهد.

انواع شاخص کلیدی عملکرد :

پروژه : پاسخگو وضعیت تحویل پروژه و پیشرفت نقاط قوت آن می باشد.

فرآیند : بر روی کارایی و کیفیت فرآیندهایی که در تولید خروجی استفاده می شوند تمرکز دارد.

ورودی ها : اطلاعاتی از مقدار، نوع و کیفیت منابع مصرف شده می دهد.

خروجی ها : مقدار کاری که انجام شده و چیزی که تولید شده را نمایش می دهد.

عواقب یا نتایج : بر روی دستاوردها یا تاثیرات آنها تمرکز دارد.

چگونه KPI بسازیم؟

در ادامه قصد داریم به معرفی ۵ گام کلیدی برای ساخت یک KPI قابل اندازه گیری بپردازیم. این ۵ مرحله، ساخت KPI برای سنجش عملکرد یک وبسایت را نشان می دهد :

گام اول : تعریف اهداف

قبل از اینکه ترافیک وبسایت را اندازه گیری کنیم، بهتر است که هدف از ساخت وبسایت را مشخص نماییم. شاید انجام این کار غیر ضروری به نظر برسد اما معمولا وبسایت ها با ۲ هدف اصلی ساخته می شوند :

1. افزایش فروش
2. کاهش هزینه‌ حمایت از مشتری

برای درک بهتر این دو هدف، در ادامه مثال هایی از این دو خواهیم زد :

افزایش میزان فروش :

• تولید لید (Lead)
• معرفی و تبلیغ برند
• فروشگاه اینترنتی
• شبکه‌ اجتماعی
• سرگرمی

این سایت‌ها میزان درگیری کاربران و در نتیجه فروش محصولات را افزایش می دهند. شاید این سایت ها محصولات خود را مستقیما از طریق از وبسایت به فروش نرسانند، اما میزان شناسایی و درگیری برند را افزایش می دهند. در نتیجه میزان شناخت مردم از برند بیشتر شده و فروش محصولات آنها بالا می‌رود.

کاهش قیمت ها :

• آموزش مشتری‌ ها
• سلف سرویس
• سرویس مشتری
• اطلاعات
• اینترانت

این سایت ها امکان انتشار اطلاعات و پاسخ دهی آنلاین را فراهم می کنند تا میزان هزینه‌ حمایت از مشتری ها کاهش یابد. مطمئنا نوشتن یک صفحه اطلاعات هزینه‌ بسیار کمتری نسبت به استخدام چند نفر متخصص برای حمایت از مشتری ها خواهد داشت. بنابراین داشتن درکی درست از هدف راه اندازی وبسایت، به اندازه‌گیری میزان فعالیت وبسایت و بهبود عملکرد آن کمک می کند.

اندازه‌گیری یکسری معیارها به مرور زمان کمک می‌کنند تا میزان پیشرفت بخش های مختلف سایت مشخص شود. از آنجایی که هیچ گزارش تحلیلی نمی تواند اطلاعات کاملی از نزدیکی شما به اهدافتان بدهد، بنابراین خودتان باید یکسری از معیارها را مرتبا زیر نظر داشته باشید. برای روشن تر شدن این قضیه ۲ مثال زیر را در نظر بگیرید تا در ادامه بر اساس این دو مثال مراحل ساخت یک شاخص کلیدی عملکرد را توضیح دهیم :

مثال A:

افزایش میزان فروش

مثال B:

کاهش هزینه‌ حمایت از مشتری ها

گام دوم : تعریف فاکتورهای موفقیت یا CSF

فاکتورهای موفقیت، تعدادی از فعالیت های کلیدی هستند که یک شرکت، سازمان یا حتی یک فرد برای رسیدن به موفقیت باید روی آنها تمرکز کند. فاکتورهای موفقیت شرایط مشخص شده ای هستند که میزان دسترسی به اهداف یک کسب و‌ کار را در بازه‌ های زمانی مختلف اندازه‌ گیری می‌کنند.

یک فاکتور موفقیت یا CFS خوب با یک کار عملی آغاز می شود و سپس مواردی را که باید مورد توجه قرار گیرد مشخص می کند. این کارها عبارت اند از:

• جذب کردن
• اجرا کردن
• گسترش دادن
• نظارت کردن
• مدیریت کردن
• افعال مشابه دیگر

CSFها ۲ عنصر را با یکدیگر ترکیب می کنند: فعالیت های قابل اندازه گیری و بازه‌ های زمانی مشخص

بنابراین با این توضیحات، گام دوم ساخت KPI یعنی تعریف فاکتورهای موفقیت برای مثال های A و B بدین صورت خواهد بود :

مثال A :

افزایش دادن میزان لیدها به اندازه‌ی ۲۵ درصد در بازه‌ زمانی ۱۲ ماه

مثال B :

کاهش دادن میزان تماس های مرکز پشتیبانی به اندازه‌ی ۲۰ درصد در بازه‌ زمانی ۱۲ ماه

گام سوم : ساخت KPI بر اساس فاکتورهای موفقیت

لزوما تمام فاکتورهای موفقیت KPI نیستند. فاکتورهای موفقیت عناصر ضروری برای موفقیت یک استراتژی هستند. در حالی که KPI ها معیارهای محاسبه شده‌ ای هستند که کمیت فاکتورهای موفقیت را تعیین می‌ کنند، KPIها، محاسباتی از متریک ها هستند که در مراحل بعدی مشخص می شوند. شاخص‌ کلیدی عملکرد در مرحله‌ سوم شناخته می شود اما محاسبات آن در مرحله‌ پنجم انجام می شود.

در ۲ گام بعدی متوجه خواهید شد که معیارها و متریک‌ های زیادی برای سنجش وجود دارند. اما تنها تعداد کمی از این متریک‌ها اطلاعات مفیدی از عملکرد وبسایت را در اختیار ما قرار می دهند.

فقط متریک هایی که KPI هستند می‌توانند اطلاعات مفیدی را در اختیار ما بگذارند. این نکته را هم فراموش نکنید که تمام KPI ها متریک هستند اما تمام متریک‌ها KPI نیستند.

بنابراین با این توضیحات، گام سوم ساخت KPI یعنی ساخت KPI بر اساس فاکتورهای موفقیت برای مثال های A و B بدین صورت خواهد بود :

KPI مثال A:

درصدی از بازدیدکنندگان که در یک ماه اخیر تبدیل به مشتری شده‌اند.

KPI مثال B:

نرخ تماس با مرکز خدمات مشتری در مقایسه با نرخ ماه گذشته

حال که KPI ها مشخص شدند باید معیارهای سازنده‌ این شاخص های کلیدی عملکرد را مشخص کنیم. مثال A درصدی از بازدیدکنندگان هستند که تبدیل به مشتری شده‌اند. بنابراین ابتدا باید این معیارها و محاسبات لازم برای مشخص کردن آن‌ها را پیدا کنیم. در مثال B ما باید معیارهای مرتبط با مرکز تماس و پشتیبانی آنلاین مشتری ها را جمع آوری کنیم.

گام چهارم : جمع آوری معیارها

معیارها یکسری اعداد خام هستند که می توان اطلاعات مفیدی را از آنها استخراج کرد. این معیارها اگر به هم ربط داده شوند، می توانند اطلاعات مفیدتری را استخراج کنند. معیارها، پایین ترین سطح جزئیات در گزارش های تحلیلی وبسایت ها، پایگاه داده‌ شرکت‌ ها و گزارش های مرکز تماس هستند. ابتدا معیارها باید جمع آوری شوند تا ما بتوانیم متریک ها را در گام پنجم مشخص نماییم. این معیارها به یک اندازه برای مثال A و B ارزش دارند:

• تعداد بازدیدکنندگان
• تعداد دانلودها
• داده‌ های خروجی کمپین های مارکتینگ (مانند تبلیغات کلیکی)
• تعداد تماس های روزانه با مرکز پشتیبانی
• تعداد بازدید از صفحات

گام پنجم : محاسبه‌ متریک‌ها بر اساس معیارها

metric ها محاسباتی از معیارها هستند و همیشه به عنوان نرخ، میانگین، نسبت یا درصد بیان می شوند. ما می توانیم معیارها را به روش های مختلفی تحلیل کنیم در نتیجه بی نهایت متریک خواهیم داشت. متریک ها همچنین با یک بازه‌ زمانی تعریف می شوند. همانطور که در گام سوم گفته شد، تمام KPI ها متریک هستند اما تمام متریک ها KPI نیستند.

یک metric برای اینکه بتواند به KPI تبدیل شود باید اطلاعات مفیدی از عملکرد سایت در اختیار ما قرار دهد. ۲ متریکی که در مثال A و B بررسی کردیم را در نظر بگیرید :

• درصد بازدیدکنندگانی که طی یک ماه اخیر تبدیل به مشتری شده اند (KPI مثال A)
• نسبت تماس های مرکز پشتیبانی آنلاین در مقایسه با یک ماه اخیر (KPI مثال B)
• تعداد صفحه های بازدید شده در هر بازدید در مقایسه با بازه‌ زمانی قبلی
• نرخ تبدیل بازدیدکنندگان به مشتری
• تعداد خریدها به ازای هر بازدید در مقایسه با بازه‌ زمانی اصول استفاده از KPI قبلی
• درصد بازدیدکنندگان جدید در مقایسه با بازه‌ زمانی قبلی
• انجام سرویس های آنلاین در مقایسه با تماس های مرکز خدمات پشتیبانی
• مدت زمان حضور هر بازدیدکننده در مقایسه با بازه‌ زمانی قبلی

مثال A

KPI مثال A درصد تبدیل بازدیدکننده به مشتری است. بنابراین اگر میزان آن از ۸ درصد به ۱۰ درصد تغییر کند، یعنی وبسایت ما نرخ تبدیل خوبی داشته است. این موضوع یعنی میزان فروش نیز در آینده افزایش خواهد یافت.

مثال B

KPI مثال B نسبت تماس های خدمات مشتری آنلاین در مقایسه با تماس های ماه گذشته است. اگر این نسبت کاهش پیدا کند یعنی خدمات بیشتری از طریق پشتیبانی آنلاین به مشتریان داده می‌شود. این یعنی سایت شما عملکرد خوبی داشته و هزینه‌ پشتیبانی کاهش خواهد یافت.

در نهایت می‌توان اینگونه نتیجه‌گیری کرد که گزارش های تحلیل وب اصول استفاده از KPI یا هر گزارش دیگری به تنهایی اطلاعات مفیدی منتشر نمی کنند. اما فهم اهداف کسب و کار و KPI ها گزارش خوبی از عملکرد کسب و کار به ما می دهند. این گزارش‌ها نشان می دهند که آیا نتایج ما به اندازه‌ کافی به اهدافمان نزدیک هستند یا یک سری تغییرات باید در عملکردها لحاظ شود.

داشبورد KPI کسب و کار و تعیین شاخص های کلیدی اصول استفاده از KPI عملکرد

شاخص های کلید عملکرد(KPI) به شما کمک میکند اساسی ترین دارایی و هزینه سازمان خود یعنی کارکنان را بهینه سازی کنید این شاخص ها راهکار مؤثری برای رصد پیشرفت های تیم کاری خود در ارتباط با اهداف و فرایندهای کسب و کار مثل منابع انسانی، پیشرفت های فروش، بازاریابی و یا اهداف فروش را فراهم میکند. مدیریت عملکرد با استفاده از داشبوردهای KPI در اکسل یا سایر نرم افزارها و ارائه تصویری از وضعیت فعلی، روندهای تاریخی بسیار آسانتر می شود و تصمیم گیری بسیار تسهیل میگردد.

این مقاله به بازنگری نحوه شناسایی و بازنگری KPI ، نحوه ساختن داشبورد در اکسل و سایر نرم افزارها و انواع مختلف داشبوردهای KPI و چگونگی استفاده از آنها می پردازد. همچنین یک الگوی رایگان داشبورد در اکسل به شما ارائه می شود.

اگر میخواهید بدانید چرا باید از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنید این مطلب را بخوانید: داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنیم

داشبورد KPI کسب و کار چیست؟

یک شاخص کلیدی عملکرد، یک متریک کسب و کار است که به منظور ارزیابی فاکتورهای ضروری برای موفقیت یک سازمان به کار گرفته می شود. شاخص های کلید عملکرد در بین سازمان های مختلف متفاوت هستند. در یک شرکت، KPI ممکن است خالص درآمد و یا شاخص وفاداری مشتری باشد در حالی که KPI یک دولت ممکن است نرخ بیکاری در نظر گرفته شود. هر KPI که انتخاب شود می بایست بر فلسفه وجودی کسب و کار شما تاثیر گذار باشد.

یک داشبورد KPI راهی ساده برای داشتن اطلاع از وضعیت کسب و کار است. این ابزار اطلاعات مورد نیاز برای به اشتراک گذاری با تیم خود و رصد مسیر پیشرفت را به شما ارائه میکند و جایی که نیاز به اصلاح داشته باشد را به شما نشان میدهد.

طراحی داشبورد برای هر سازمان منحصر به فرد است زیرا طراحی هر داشبورد می بایست متناسب با نیازها و فرهنگ آن سازمان باشد. انعطاف پذیری و خلاصه سازی داده ها به منظور ارائه طرحی خوب از اطلاعات و آسان اصول استفاده از KPI سازی دست یابی و فهم داده ها در تمام سطوح ضروری است.

مخترع داشبورد KPI کسب و کار

پدر KPI و داشبوردهایی که آن را رصد میکنند فردی به نام، پیتر دراکر، نویسنده، فیلسوف، مشاور مدیریت و به گفته خودش “اکولوژیست اجتماعی” است که راههایی که انسان ها خود را سازماندهی میکنند و با هم تعامل دارند را کشف کرد. او متخصصی سازمانی بود که میگفت” یک استراتژی بدون شاخص فقط یک آرزو است و استفاده از شاخص هایی که با استراتژی یکپارچه نشده باشد فقط هدر دادن وقت است”

علارغم وجود فناوری، داشبوردها تا اواخر سال 1990 محبوب نشدند، و تا بعد از اختراع KPI و معرفی کارت امتیاز متوازن s.KAPLAN و DAVID P.NORTON به این توفیق دست نیافتند. امروزه استفاده از داشبوردها، یکی از اجزای اساسی مدیریت بر مبنای اصول استفاده از KPI هدف (مدلی مدیریتی که تلاش میکند با تعریف اهدافی که مورد توافق مدیریت و کارکنان است و یکپارچه ساختن آن با اهداف سازمانی، عملکرد را بهبود بخشد) را شکل داده است.

یکی از اصول مدیریت بر مبنای هدف، استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت برای اندازه گیری عملکرد و موفقیت در مقابل اهداف تعریف شده است. از دیگر مزایای مدیریت بر مبنای هدف، بهبود انگیزه و مشارکت و بهبود ارتباطات بین مدیریت و کارکنان است.

مزایای یک چارچوب KPI

در مورد بهبود عملکرد و شاخص کلیدی عملکرد، بر اساس گزارش مؤسسه KPI در آمریکا نشان داده شده است که 68% از شرکت کنندگان تأثیر مثبت این عامل را بر روی کسب و کار خود دیده اند. 43% از پاسخ دهندگان در ارزیابی نتایج موفقیت های خود بهبود داشته اند و 33% عنوان کردند که از نتایج استفاده از KPI در تصمیم گیری های خود استفاده کرده اند. یک چارچوب KPI، شاخص های کلیدی مرتبط با هم را در یک گروه قرار میدهد تا ساختاری بهتر ایجاد کند و تلاش ها را بهینه سازی میکند و فهمی از نحوه تأثیر عملکرد KPI مشخص بر روی دیگر KPI ارائه میکند.

ارزیابی شاخص های بین سازمان و فرد و استفاده از اصول استفاده از KPI اطلاعات با استفاده از یک داشبورد خوب، بسیار آسانتر است. شما میتوانید با استفاده از این ابزار، مقایسه کنید، روندها را در طول زمان ببینید، توزیع ها را مشاهده کنید و ارتباطات بین اجزای مختلف سازمان را مشاهده نمائید. این داشبوردها اشتراک گذاری اطلاعات در بین بخش های مختلف سازمان، حل مسئله منظم، همکاری و پیش بینی را تسهیل میکند.

چگونگی شناسایی و بازنگری شاخص های کلید عملکرد (KPI) شرکت

قبل از شروع به ساخت داشبورد KPI خود ، میبایست KPI خود را شناسایی کنید تا در مورد مشتریان خود و خواسته های آنان اطلاعاتی داشته باشید. به این معنی که کسب و کار خود و اهداف آن را درک کنید، اهداف کسب و کار را به اهداف قابل اندازه گیری تبدیل کنید و KPI برای هرکدام از اهداف انتخاب کنید.

در زیر نکاتی آمده است که می بایست در زمان انتخاب KPI مورد توجه قرار دهید:

شناسایی متریک ها را به صورت تیمی انجام دهید

مشارکت کارکنان اطمینان میدهد که شاخص ها قابل اتکا و واقعی هستند. با استفاده از کارگروهی، کارکنان مشارکت خواهند کرد، فهم روشنی از اهداف به دست می آورند و نحوه ارتباط کار خود را با استراتژی سازمانی درک میکنند و حس بهتری از مشارکت در رسیدن به اهداف به دست می آورند.

از معیارهای s.m.a.r.t استفاده کنید

اهداف s.m.a.r.t به منظور فراهم آوردن ساختار و راهکار در طول یک پروژه و شناسایی هدف از پروژه طراحی می شوند. این شیوه در پیاده سازی اهدافی که با استراتژی سازمانی مرتبط است بسیار مفید است . هر شاخص می بایست : مخصوص اهداف کسب و کار و مشخص باشد ( Specific )، قابل اندازه گیری ( Measurable )، قابل دستیابی ( Attainable )، مرتبط با موفقیت سازمان ( Relevant ) و زمان بندی شده ( Timely ) باشد به این معنی که نتایج به صورت از پیش تعیین شده در بازه های زمانی مشخص قرار گرفته شده باشد.

سه هدف اولویت دار را انتخاب کنید و بیش از سه KPI برای هر هدف نداشته باشید

بر روی اتصال KPI یا شاخص ها با اهدافی که بسیار مستقیم هستند تمرکز کنید و شواهد بیشتری را جمع آوری نمائید.

متریک های زیاد اضافه نکنید

KPI میبایست به صورت فعالی مدیریت شود تا مؤثر باشد. اگرچه ممکن است فشارهایی برای اضافه کردن KPI وجود داشته باشد، متریک میبایست مخصوص عملیات باشد و منحصراً به اهداف مربوط به بهبودی متصل باشد.

به صورت ساختاریافته ای بازنگری را انجام دهید

محیط کسب و کار و دیگر فاکتورها در طول زمان تغییر میکند بنابراین مهم است که چابک باشد. KPI ممکن است نیاز به اصلاح داشته باشد. آنها را مرتبط به اهداف نگه دارید و تعداد آنها را با استفاده از معیارهای smart کم کنید.

از بازنگریها بعنوان فرصتی برای به اشتراک گذاری موفقیتها استفاده کنید.

بازنگری با همکاری اعضای تیم به صورت منظم، فرصتی مناسب برای تقدیر از کارهای بزرگ، بالا نگه داشتن انگیزه و درخواست ورودی است. زمانی که قسمت هایی نیاز به توجه دارد، تیم میتواند ایده هایی ارائه دهد تا فعالیتها به حالت معمول برگردد.

یک طرح خوب داشبورد KPI:

خواندن و فهم آن آسان است.

به روز رسانی آن آسان باشد

محل ذخیره ای برای روند های تاریخی و تصاویر فعلی

اطلاعات را به بهترین شکل ارائه دهید

به صورتی ساخته شود که تصمیم گیری در لحظه را امکان پذیر سازد

انواع داشبوردهای KPI

حال که KPIهای خود را میدانید، میتوانید شروع به ارائه اطلاعات بزرگ در سازمان خود در یک صفحه نمایش کنید. از جدول ها، نمودارهای خطی، نمودارهای میله ای و شاخص ها برای رصد KPI استفاده کنید. داشبورد شما نقاط داده ای را که موجب رشد در کسب و کار شما می شود را مستحکم و اتوماتیک میکند.

سه نوع اصلی از داشبوردها وجود دارد:

• داشبورد استراتژیک/ اجرایی: مدیران در تمام سطوح سازمان میتوانند اطلاعات لازم خود را در مورد سلامت سازمان ببینند و پتانسیل های موجود برای گسترش و بهبود سازمان را شناسایی کنند. این داشبوردها تمام اطلاعات لازم را برای تصمیم گیری های پچیده ارائه نمیکنند ولی می بایست به صورت روشنی فرصت ها را برای تحلیل های بعدی شناسایی کنند.
• داشبورد تحلیلی: با مقایسه بین زمان و متغیرهای چندگانه از داده ها برای فهم روندها استفاده می شود. داشبوردهای تحلیل اغلب اطلاعات بیشتری نسبت به داشبوردهای استراتژیک یا عملیاتی را شامل می شود. در حالی که داشبوردهای تحلیل می بایست تعامل بین داده ها از جمله مشاهده داده ها با جزئیات فزاینده را تسهیل کنند، توان آنها در مقایسه داده ها در زمان های مختلف و با متغیرهای چندگانه می بایست حتما حفظ شود.
• داشبورد عملیاتی: این داشبورد در زمان واقعی فعالیت میکند تا کاربر را از انحراف از نرمال هشدار دهد. این داشبوردها می بایست هشدارهای خاصی به کاربر بدهد و اطلاعات لازم برای برگشت به نرمال را سریعاً در اختیار آنها قرار دهد.

میتوانید از KPI کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت به ترتیب برای سطح مدیران اجرایی، سطح مدیریت و سطح کارکنان استفاده کنید. KPI را دائماً تست کنید و ارزیابی نمائید تا رشدی را در کسب و کار خود ایجاد کنید.

قالب های داشبورد KPI در اکسل

برای آشنایی با مزیت های استفاده از اکسل برای ساخت داشبوردها، مطلب داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده کنیم را مطالعه کنید.. این قالب به شما امکان میدهد که KPI های چندگانه را به صورت نموداری و جدولی ببینید. شما میتوانید متریک ها و میانگین ها و اهداف را به ازای هر KPI با یکدیگر مقایسه کنید نمودارهایی برای اهداف و بودجه واقعی، کل بودجه و درآمد واقعی، درآمد کل، سود حاشیه ای و نرخ بدهی به دارایی وجود دارد.

در این قالب دو پنجره وجود دارد: یک کاربرگ برای داشبورد KPI و تمام نمودارهای آن و کاربرگ دیگری برای داده های KPI جایی که میتوانید داده های خام خود را که داشبورد را می سازند، اضافه و اصلاح کنید. میتوانید به پنجره داده رفته و تمام KPI و داده ها را تغییر دهید و اطلاعات مربوط به سازمان خود را در آن وارد کنید. هر جدول فرمول های تعیین شده ای دارد که در ستون ها اعمال می شود و همچنین متغیرهایی مثل سود حاشیه ای و… را محاسبه میکند.

شاخص کلیدی عملکرد - Key Performance Indicator (KPI)

کلمه KPI مخفف عبارت "Key Performance Indicator" و یکی از اصطلاحات تخصصی سئو می‌باشد. شاخص کلیدی عملکرد در واقع یک مقدار قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک شرکت، چگونه به اهداف اصلی کسب و کار خود رسیده است. سازمان‌ها و شرکت‌ها از شاخص کلیدی عملکرد در سطوح مختلف استفاده می‌کنند، تا بتوانند مسیر موفقیت خود در رسیدن به اهدافشان را ارزیابی کنند. به طور کلی KPIهای سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز کنند، در حالی که KPIهای سطح پایین ممکن است بر فرآیندهای کوچک تر مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد تمرکز کنند. در اینجا چند تعریف دیگر برای KPI به وجود می‌آید که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

• تعریف فرهنگ لغت آکسفورد از KPI: اندازه‌گیری و ارزیابی موفقیت یک سازمان، کارمند و . در دستیابی به اهداف.
• تعریف Investopedia از KPI: مجموعه‌ای از اقدامات قابل اندازه‌گیری، که یک شرکت برای سنجش عملکرد خود؛ در طول زمان استفاده می‌کند.
• تعریف مکمیلان از KPI: روشی برای اندازه‌گیریِ اثر بخشی یک سازمان و پیشرفت آن در جهت دستیابی به اهداف.

عوامل موثر بر تاثیر گذاری KPI

معمولا سازمان‌ها به صورت کورکورانه از KPIهای شناخته شده در صنعت استفاده می‌کنند، سپس تعجب می‌کنند که چرا این KPI تاثیری در سازمان آن‌ها نداشته و هیچ تغییر مثبتی مشاهده نمی‌کنند. یکی از مهم‌ترین مواردی که در مورد شاخص کلیدی عملکرد، که معمولا نادیده گرفته می‌شود این است که شاخص کلیدی عملکرد در حقیقت نوعی ارتباط است. دقیقا به همین علت، مدیران سازمانی از همان قوانین، و بهترین شیوه‌های ارتباطی استفاده می‌کنند. اطلاعات مختصر، واضح و مرتبط، به احتمال زیاد باعث بهبود عملکرد می‌شود.

از نظر تدوین استراتژی برای تدوین KPIها، تیم شما در گام ابتدایی، باید از اصول اولیه شروع کند و درک کند که اهداف سازمانی شما چیست، چگونه برای رسیدن به آن‌ها برنامه ریزی می‌کنید؟ چه کسی می تواند بر اساس این اطلاعات عمل کند؟ این باید یک فرآیند تکراری باشد که شامل بازخورد و تحلیل مدیران هر بخش و مدیران کل باشد. با آشکار شدن این ماموریت، شما به عنوان مدیر سازمان، درک بهتری از اینکه کدام فرآیندهای تجاری باید با داشبورد KPI اندازه‌گیری شود، خواهید داشت. همچنین متوجه می‌شوید که این اطلاعات را باید به چه کسانی به اشتراک بگذارید.

مهم ترین موارد KPI در سئو

تا به اینجا در مورد خود KPI صحبت کردیم و شما یک دیدگاه کلی از این موضوع بدست آوردید. اما برای اینکه بتوانید شاخص کلیدی عملکرد را در سایت خود پیاده‌سازی کنید، در ادامه همراه ما باشید.

شاخص کلیدی عملکرد یکی از مباحث اصلی و مهم در آموزش سئو می‌باشد، که باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید.

1. افزایش رتبه کلمات کلیدی

صفحات سایت شما با توجه به کلمات کلیدی که برای آن‌ها انتخاب کرده‌اید، در صفحه SERP موتورهای جستجو مانند گوگل و بینگ قرار می‌گیرند. هرچه رتبه صفحات سایت شما به عدد یک نزدیک‌تر باشد، بهتر است. مسلما هرچقدر رتبه وب سایت شما برای کلمات کلیدی که حجم سرچ بالایی دارند، بیشتر باشد، بهتر است. می‌توانید رتبه بندی کلمات کلیدی را در ابزارهایی مانند SEMRush یا SERanking بررسی کنید.

برخی کلمات کلیدی هستند که اگر از آن‌ها استفاده کنید، به صورت طبیعی در رتبه‌های برتر قرار می‌گیرید. مانند برند شما، کلمات کلیدی طولانی، خدماتی که ارائه می‌دهید، موقعیت مکانی و . . اما سایر کلمات، بخشی از یک استراتژی بلند مدت خواهند بود، تا بتوانند برای شرایط رقابتی و با هدف تجاری، به رتبه‌های برتر برسند. به طور کلی، رتبه بندی کلمات کلیدی یک KPI، کاملا ضروری است. دقت داشته باشید که کلمات کلیدی محتوای سایت شما، توسط الگوریتم های گوگل بررسی و شناسایی می‌شود.

2. نرخ پرش

نرخ پرش یا Bounce Rate یک معیار است که درصد دفعاتی که کاربر، صفحه را بارگذاری می‌کند و بدون هیچ اقدامی، فورا خارج می‌شود، اندازه گیری می‌کند. نرخ پرش، با تقسیم تعداد دفعاتی که کاربر وارد صفحه شده و تعاملی انجام نشده، بر تعداد دفعاتی که کل کاربران وارد سایت می شوند، محاسبه می‌شود.

یک نرخ پرش معمولی، بین 40 تا 60 درصد است، به این معنا که انتظار می‌رود نیمی از تمام دفعات بدون هیچ اقدامی توسط کاربر به پایان برسد. البته این موضوع نسبت به صنعت و حوزه کاری وب سایت شما؛ بسیار متفاوت خواهد بود. به طور کلی؛ نرخ پرش برای یک KPI بسیار مهم است. زیرا یکی از اولویت‌های مهم برای الگوریتم‌های موتورهای جستجو، برآورده کردن اصول استفاده از KPI اصول استفاده از KPI نیاز کاربر است.

زمانی که کاربر یک کلمه کلیدی را سرچ می‌کند، گوگل می‌خواهد مرتبط‌ترین و با کیفیت‌ترین نتایج ممکن را نمایش دهد، تا بدین صورت مشکل او را حل کند. پس وقتی که کاربر بدون هیچ اقدامی، دوباره به صفحه نتایج جستجو باز می‌گردد، نشان دهنده این است که، آن سایت محتوای خوبی ندارد یا قابل اعتماد نیست. در طرف مقابل، نرخ پرش پایین نشان می‌دهد که وب سایت شما، محتوای خوبی دارد و به درستی توانسته مشکل کاربر را برطرف کند و دارای حداقل E-A-T است.

3. میانگین زمان ماندگاری

مدت زمانی که کاربر در حال بازدید و کار با سایت شما می‌باشد، زمان ماندگاری می‌گویند. مسلما هرچقدر محتوای غنی‌تر و ساختار قوی‌تری داشته باشید، می‌توانید انتظار داشته باشید که این مدت زمان بیشتر باشد. مدت زمان ماندگاری کاربر، یک KPI مهم به شمار می‌رود، زیرا این موضوع نشان دهنده کیفیت محتوای سایت شما می‌باشد. اگر با کاهش مدت زمان ماندگاری کاربران در سایت مواجه شدید، سایت خود را بررسی کنید و ببینید آیا چیزی تغییر کرده است که کاربران شما را نا‌امید کند؟ همچنین بهتر است روی CTA‌های برجسته تمرکز داشته باشید تا بتوانید مخاطبان خود را به مشتری تبدیل کنید.

4. زمان بارگذاری صفحه

تا به اینجا در مورد زمان بارگذاری صحبت نکرده‌ایم، اما این موضوع یکی از فاکتورهای مهم در اکثر معیارهایی می‌باشد که تا کنون بررسی شده است. خودتان را جای کاربر گذاشته و سعی کنید مانند او فکر کنید. اگر مدت زمان بارگذاری سایتی طولانی شود، احتمالا به صفحه نتایج جستجو باز می‌گردید.

به احتمال زیاد، شما دیگر مشتری آن سایت نمی‌شوید، زیرا اولین تجربه و تعامل شما با آن سایت نا‌امید کننده بوده است. به طور کلی، زمان ایده‌آل بارگذاری صفحه بر اساس پیچیدگی محتوا و حوصله کاربر متفاوت خواهد بود. اما اکثر کاربران اگر زمان بارگیری یک صفحه بیش از 3 ثانیه طول بکشد، از آن صفحه خارج می‌شوند.

هرچقدر زمان بارگیری بیشتر شود، به همان نسبت ممکن است نرخ پرش هم افزایش یابد. در واقع صفحه‌‎ای که بارگذاری آن 5 ثانیه طول بکشد، به نسبت صفحه‌ای که بارگذاری آن 1 ثانیه طول می‌کشد، 90 درصد احتمال کمتری برای جذب کاربر دارد.

جمع بندی

امروزه برندها و سازمان های مختلفی وجود دارد که در آن‌ها همه چیز مشخص و واضح نیست. توصیه می‌کنیم هنگام تدوین استراتژی برای برند خود، به نکات ذکر شده در بالا توجه داشته باشید. اما تدوین KPI بخشی از آموزش سئو می‌باشد، و شما برای افزایش رتبه وب سایت باید سایر موارد بهینه سازی را هم فرا بگیرید.

در اپلیکیشن آکادمی رایاپارس

نظر ۴ متخصص درباره هدف‌گذاری و ست کردن شاخص کلیدی عملکردی (KPI)

مطلبی که می‌‌خوانید گزارشی است از رووم دی‌ام برد با حضور مهدی فروغی مدیر بازاریابی بیمیتو، سامان ابطحی مدیر ارشد اسنپ‌مارکت، امید اخوان مربی و مشاور OKR و مهدی ناصری مهندس داده کافه بازار که پیرامون موضوع هدف‌گذاری و ست کردن KPI در تیم مارکتینگ به گفت‌وگو پرداخته‌اند.
شما می‌توانید از این لینک، عضو کلاب دی‌ام برد شده و روم‌های بعدی ما را بصورت زنده دنبال کنید!

سامان ابطحی

زمانی که شما برای کمپینتان KPI (شاخص عملکرد) تنظیم می‌کنید در واقع یک خط قرمز تعیین می‌کنید که میزان دست‌یابی به شاخص مد نظر کمتر از عدد خاصی نباشد. یعنی ابتدا یک حد وسط مطلوب برای میزان دست‌یابی انتخاب می‌کنید و در نهایت یک هدف نهایی را مشخص می‌کنید که مطلوب‌ترین میزان دست‌یابی به شاخص‌های مذکور هستند، اما اکثر مواقع فراموش می‌شود برای کمپین یک خط قرمز دیگر نیز تعیین شود! به این صورت که ما توانایی دست‌یابی بیشتر از این حد به شاخص‌ها را نداریم. دست‌یابی بیشتر از حد مجاز به یک شاخص می‌تواند صدمات جبران ناپذیری به واحد CX (تجربه مشتری)، واحد Call Center (مرکز تماس) و واحد Operation (عملیات) وارد کند.

چالش دیگری در تعیین KPI این است که برخی فکر می‌کنند هر چه شاخص‌های بیشتری تعیین کنند کمپین‌شان بهتر اجرا خواهد شد در حالی‌ که شاخص‌ها باید سنجیده، منطقی، دقیق و طبق اولویت انتخاب شوند ، زیرا زمانی‌که ما دچار محدودیت منابع شدیم، باید بدانیم به کدام شاخص بیشتر توجه کنیم و در حالت کلی، اگر تیم اجرایی روی چند شاخص محدود تمرکز کنند نتایج بهتر و مفیدتری حاصل می‌شود.

مبحث مهم دیگر در بحث اجرای کمپین علاوه بر تعیین KPI، تنظیم زمان کمپین می‌باشد. یعنی ما قصد داریم در چه مدت زمانی به شاخص‌ها دست ‌یابیم. انتخاب مدت زمان مناسب برای اجرای یک کمپین، مستقیما به خود بیزینس، واحد مورد بررسی و KPIهای مورد نظر ارتباط دارد.
یک سازمانی طبق Life Cycle (عمر برند) ممکن است KPI مد نظرش Retention Rate (نرخ بازگشت مشتری) باشد برای تاثیر بر این شاخص نیاز است میزان رضایت‌مندی مشتری افزایش پیدا کند. چه عواملی بر رضایت‌مندی مشتری تاثیر گذار است؟
مهم‌ترین عامل تاثیرگذار، عملکرد تیم است. اگر یک کسب‌وکار محصول محور باشد بسته‌بندی، تحویل، رفتار پیک، خدمات مرکز تماس، بیشترین میزان انتظار در صف تماس می‌تواند بر میزان رضایت مشتری و درنهایت نرخ بازگشت مشتری تاثیر بگذارد. زمانی‌که میزان رضایت‌مندی مشتری افزایش پیدا کند، NPS (شاخص خالص ترویج‌کنندگان) نیز افزایش پیدا می‌کند. شاید یک تغییر در هر کدام از موارد بالا باعث بهبود سازمان شود.

امید اخوان

در کمپین باید شاخص دقیق، ساده و واضح تعیین شود. در زمان تعیین شاخص ما اعلام می‌کنیم حد پایین و بالا برای ما چقدر می‌باشد و شاخص زمانی برای ما سودمند خواهد بود ‌که بین این دو مقدار باشد. اگر اعلام کنیم شاخص کمتر از یک مقدار مشخص نشود و بیشتر از آن باشد ممکن است شاخص به اندازه‌ایی پیش برود که سایت از دسترس خارج شود، سیستم تامین کننده مشتری با مشکل مواجه شود یا سایت تامین کننده توانایی تامین نداشته باشد، در این صورت کسب‌وکار با مشکلات مختلفی مواجه می‌شود. این موارد بیشتر در سازمان‌های بزرگ و به دلیل ارتباطات کم بین تیم‌های مختلف اتفاق می‌افتد، تا سازمان‌های کوچک که با تعداد محدودی کارمند، در یک فضای کوچک مشغول به کار هستند.

از مهم‌ترین اصول شاخص نویسی برای کمپین، اصل SMART است، حروف این کلمه، از خلاصه کلمات و مفاهیم زیر تشکیل شده:Specific (خاص بودن)، Measurable (قابل اندازه‌گیری بودن) شاخص شما باید موارد کمی باشد تا کیفی. تا بتوان کیفیت انجام آن را با عدد اندازه‌گیری کرد. Achievable (قابل دستیابی) و Realistic (واقع‌بینانه) شاخص باید ممکن و قابل وصول باشد نه چیزی که سبب ناامیدی تیم شود. Time (زمان) باید تعیین کنیم شاخص‌های انتخابی را در چه مدت می‌خواهیم بدست بیاوریم.

هنگام تعیین شاخص ما می‌توانیم تعداد زیادی شاخص انتخاب کنیم ولی وقتی می‌گوییم KPI یعنی تعدادی شاخص محدود و دقیق با وزن ارزشی بالا! ما با تعیین شاخص‌های متعدد انرژی تیم را در مسیرهای مختلف اتلاف می‌کنیم .
در زمان تعیین عددی شاخص‌ها، گاهی ما دچار خطا می‌شویم. به این شکل که به‌قدری درگیر اعداد می‌شویم که فراموش می‌کنیم که هدف ما از تعیین شاخص و کمپین چه بود، اعداد صرفا تعیین می‌شوند که ما را در دستیابی به اهداف بهتر راهنمایی کنند تا بازده بیشتری جذب کنیم.

پروسه تعیین استراتژی، هدف و نحوه‌ی اجرای کمپین به دو صورت است: بالا به پایین ، یعنی اهداف و استراتژی‌ها مشخص می‌شود و مدیریت تصمیم می‌گیرد که برای دستیابی به این اهداف هر بخش از تیم باید چه کارهایی را در مسیر این اهداف انجام دهند. حالت دوم پایین به بالا به این صورت است که تیم اجرایی با توجه به نیاز اهدافی را برای اصول استفاده از KPI خود تنظیم می‌کند و با مدیریت آن را درمیان می‌گذارد. در این حالت چون هربخش باتوجه به نیازسنجی‌‌‌‌‌های خود هدف‌گذاری و اقدام می‌کند این خطر وجود دارد که ناهماهنگی بین تیم‌ها بوجود بیاید. چون زمانی‌که مدیریت و تیم‌های اجرایی هر کدام یک نظر متفاوت داشته باشند کل سیستم دچار سردرگمی می‌شود. بهترین حالت این است که ابتدا مدیریت، اهداف و استراتژی را تعیین ‌کند و سپس هر تیم اجرایی، مسیرهای دستیابی به آن هدف را طبق تجربه دپارتمان خود پیشنهاد کند تا در نتیجه زیر نظر مدیریت، بهترین روش انتخاب و اجرا شود.

مهدی فروغی

در زمان تعیین ابعاد مختلف کمپین باید این را هم مشخص کنیم که نتیجه با چه متدی محاسبه خواهد شد. چون نتایج متدها با یکدیگر متفاوت است و در نهایت این اختلاف سبب چالش در تیم می‌شود.
زمانی‌که شما در سازمانی نوپا در حال تعیین شاخص هستید برای دست‌یابی به شاخص بهتر است دوره‌ی زمانی کوتاه‌تر انتخاب کنید تا دیتاهای لازم برای آینده را جمع‌آوری کنید.
یکی از مشکلات دیگر این است که بنا به تجربه متوجه می‌شویم ما در زمان خاصی از سال یا با اتفاقات خاصی، دچار افت و کاهش می‌شویم، این روند اگر بارها تکرار شود ما در واقع در یک چرخه باطل گیر افتاده‌ایم. در اینجا برای جلوگیری از این چرخه باطل، باید مشکل ریشه‌یابی و حل شود یا با روش جایگزین جلوی این افت را بگیریم.

باید در اواسط کمپین بررسی میان دوره‌ایی از شاخص‌ها به وجود بیاید، که تغییرات لازم برای رسیدن به اهداف شکل بگیرد ،یا اگر هدف مدنظر در نصف مدت زمانی که میخاستیم به دست آمده است، کمپین را برای شاخص مدنظر متوقف کنیم یا دیگر دپارتمان‌ها را برای دست‌یابی به شاخصی بهتر آماده کنیم.

در تصمیم‌گیری برای تنظیم اهداف یک کمپین باید افراد صاحب‌نظر در دپارتمان‌های مختلف را دخیل کرد چرا که قطعا تجربیات این افراد در بخش خود در هدف نهایی تاثیرگذار خواهد بود و از طرفی دخیل کردن افراد از نظر روانشناسی سازمانی، احساس سودمندی و تعلق بیشتر به افراد در سازمان می‌دهد و تعهد افراد را جلب می‌کند . زمانی‌که اجرای کمپین، سود شخصی برای افراد مذبور از جمله رشد شخصی نداشته باشد، این افراد فقط کارهایی را که در چهارچوب وظایفشان در سازمان قید شده است را انجام می‌دهند، در انجام امور خلاقیت از خود نشان نمی‌دهند و تمام توان خود را صرف کار نمی‌کنند. لیدر تیم مارکتینگ وظیفه دارد نگاه صرفا سازمانی نداشته باشد و منفعت و رشد کارمندان خود را نیز از اولویت‌ها قرار دهد.

در سازمان برای تنظیم و اجرای اهداف نباید کپی کاری انجام بگیرد، حتی از سازمان‌های مشابه. چرا که موقعیت و شرایط اندازه‌ی هر دپارتمان و در نهایت اندازه خود سازمان و عوامل مختلف با یکدیگر متفاوت هستند. شما نمی‌توانید با استناد به سوابق شرکت پیشینی که در آن فعالیت می‌کردید یا کتابی که خوانده‌اید یا سوابق اهداف موفق، اصول استفاده از KPI دقیقا همان روش مذکور را در سازمان خود اجرا کنید.

مهدی ناصری

در بخش مارکتینگ استفاده‌های زیادی می‌توان از دیتا داشت. دیتا به شما می‌گوید: در اجرای کمپین شما چه اتفاقی افتاد و چطور اتفاق افتاده، کمپینی به چه علت موفق یا ناموفق بوده، دلیل بروز رفتار خاص مخاطب نسبت به کمپین چه بوده، بروز اتفاقات در آینده کسب‌وکار شما را پیش‌بینی می‌کند و می‌گوید چه اتفاقاتی را با برنامه‌ریزی می‌توانیم در آینده رقم بزنید، یا تغییر برخی شاخص‌ها فرعی طی اجرای کمپین به چه دلیل بوده است. این‌ها فقط بخشی از اطلاعاتی است که داده می‍‌تواند در اختیار شما قرار دهد.
اینکه بسیاری از تیم‌ها به داده اهمیت نمی‌دهند یک بخش ماجرا است اما در طرفی دیگر، برخی تیم‌ها داده را جمع‌آوری می‌کنند و صرفا از بخش عددی آن استفاده می‌کنند. اعداد مفید هستند اما زمانی‌ که داده‌ها تحلیل شوند شما به اطلاعات بسیار زیادی دسترسی پیدا خواهید کرد.
این را نیز در نظر بگیرید ارزیابی عملکرد تیم مارکتینگ با پاره‌ای از اعداد ممکن نیست چون ممکن است شما به آن میزان عددی هدف در شاخص، دست پیدا کنید ولی تاثیر بلند مدتی برای کسب‌وکار شما نداشته باشد. تحلیل داده بهترین روش برای ارزیابی عملکرد تیم بازاریابی می‌باشد.

در تصمیم‌گیری بالا به پایین در سازمان نیازهای بیرون از سازمان در نظر گرفته می‌شود از جمله رقبا و بازار اما در تصمیم‌گیری‌های پایین به بالا، اهداف مورد نیاز برای رشد درون سازمان مدنظر قرار می‌گیرد، زمانی‌که تصمیم‌گیری از بالا به پایین و از پایین به بالا به صورت موجی انجام شود هدف مورد نظر چکش کاری می‌شود و به بهتر حالت ممکن در می‌آید.